#01Antes de tudo: quem pode o quê
O Vista tem três papéis. O nome que aparece no canto da tela, embaixo do seu nome, é o seu papel.
| Papel | O que faz |
|---|---|
| Vendedor | Cria e acompanha pedidos e conecta o próprio WhatsApp para avisar seus clientes |
| Coordenação | Coordena a loja: vê todos os pedidos, escolhe o vendedor responsável e opera a Central de WhatsApp |
| Administrador | Acesso total: cadastra usuários, ajusta as configurações das etapas e faz tudo que a Coordenação faz |
| Tela ou ação | Vendedor | Coordenação | Administrador |
|---|---|---|---|
| Pedidos, Clientes, Fornecedores, WhatsApp | ✔ | ✔ | ✔ |
| Escolher o vendedor responsável ao abrir o TSO | — | ✔ | ✔ |
| Desfazer etapa de qualquer pedido, a qualquer hora | — | ✔ | ✔ |
| Estornar ocorrência | — | ✔ | ✔ |
| Cancelar qualquer pedido | só os seus | ✔ | ✔ |
| Central WhatsApp | — | ✔ | ✔ |
| Usuários | — | — | ✔ |
| Configurações (prazos e mensagens) | — | — | ✔ |
#02Primeira configuração (faça nesta ordem)
Antes de a equipe usar o Vista, o administrador faz estes passos uma vez:
| # | Onde | O quê | Por quê |
|---|---|---|---|
| 1 | Usuários | Criar um usuário para cada pessoa, com o papel certo e o Telefone preenchido | Sem telefone, a pessoa não recebe os alertas de prazo |
| 2 | Usuários | Trocar a senha do admin e entregar a senha inicial de cada um |
A senha inicial é conhecida por quem a criou |
| 3 | Central WhatsApp | Conectar o WhatsApp da loja | É por ele que saem os alertas de prazo para a equipe |
| 4 | WhatsApp (cada vendedor) | Cada vendedor conecta o próprio WhatsApp | É por ele que o cliente recebe as mensagens |
| 5 | Configurações | Definir o prazo em dias úteis de cada etapa | Etapa sem prazo não gera alerta |
| 6 | Configurações | Ler e ajustar as mensagens ao cliente de cada etapa | É o texto que o cliente recebe |
| 7 | Configurações | Ajustar os dias a mais e a mensagem de cada ocorrência | Define quanto o prazo estica quando algo dá errado |
| 8 | Fornecedores | Cadastrar os laboratórios de lente | Aparecem na abertura do TSO e nas ocorrências |
#03Como o Vista vigia os prazos
Cada etapa tem um prazo em dias úteis, contado a partir do momento em que o pedido entra nela. Sábado e domingo não contam.
- O sistema confere os prazos 3 vezes por dia: às 9h, 13h e 17h.
- Se o pedido está Vencendo (vence hoje ou amanhã) ou Vencido, o vendedor responsável e a coordenação recebem um aviso pelo WhatsApp da loja.
- No máximo um aviso por pedido, por tipo, por dia. Se o envio falhou, a próxima rodada tenta de novo.
- O aviso diz: "⏰ Pedido TSO-0000 (Cliente) — resp. Vendedor — está VENCIDO na etapa "…". Verifique o andamento." — ou "vence em breve".
- O aviso só sai para quem tem telefone cadastrado e se o WhatsApp da loja estiver conectado.
| O que aparece | O que quer dizer |
|---|---|
| Sem prazo | A etapa não tem prazo: o pedido nunca vira vencido e nunca gera aviso |
| Faixa "WhatsApp da loja desconectado — os alertas de prazo não estão sendo enviados à equipe." | Ninguém está recebendo alertas. Conecte na Central WhatsApp (seção 4) |
Os prazos que o sistema traz de fábrica são um ponto de partida. Só a montagem (2 dias úteis, 4 com coloração) e a gravação de logo (5) foram confirmadas pelo dono da loja; troque os outros pelos números reais em Configurações.
| Etapa | Prazo de fábrica (dias úteis) |
|---|---|
| Iniciado | 2 |
| Pedido Lente | 5 |
| Lente Chegou | 2 |
| Precal | 2 |
| Envio para Montagem | 2 (4 com coloração) |
| Chegou da Montagem | 2 |
| Gravação de Logo | 5 |
| Conferir | 2 |
| Pronto para entrega | 10 (prazo para a loja cobrar a retirada) |
#04Central WhatsApp
Menu Central WhatsApp (título "Central de WhatsApp"). Reúne as conexões da loja.
WhatsApp da loja ("Canal de avisos internos"): os alertas de prazo à equipe saem por este número.
- Clique em Conectar WhatsApp. Aparece o QR code.
- No celular da loja: WhatsApp → Aparelhos conectados → Conectar aparelho, e escaneie.
- Deve aparecer conectado, com o número.
WhatsApp dos vendedores: a lista mostra cada vendedor, o Telefone para receber avisos e se o WhatsApp dele está conectado. Daqui você pode Conectar WhatsApp de um vendedor (útil para fazer junto, no celular dele), Sincronizar (confere com o WhatsApp se a conexão ainda vale) e Desconectar.
| O que pode aparecer | O que fazer |
|---|---|
| "Nenhum vendedor cadastrado." | Cadastre usuários com o papel Vendedor em Usuários |
| "Não foi possível iniciar a conexão." / "Falha ao conectar." | Tente de novo. Se repetir, o serviço de WhatsApp (Evolution) pode estar fora do ar — chame o suporte técnico |
| A tela diz Desconectado, mas o celular mostra conectado (ou o contrário) | Clique em Sincronizar |
| O celular saiu do WhatsApp Web / apareceu desconectado | Clique em Conectar WhatsApp e leia o QR de novo |
#05Equipe e acessos
Só o administrador. Menu Usuários ("Equipe da loja"). No topo, Papéis de acesso resume o que cada papel pode.
#5.1 Cadastrar um usuário
- Clique em + Novo usuário.
- Preencha Nome completo, Usuário (o login: só letras minúsculas, números, ponto, hífen ou sublinhado — ex.:
maria.silva) e Senha inicial (mínimo 6 caracteres). - Escolha o Papel.
- Preencha o Telefone (recebe avisos internos), com DDD.
- Salve. A pessoa aparece na lista como Ativo.
| O que pode aparecer | O que fazer |
|---|---|
| "Informe o nome." / "Informe o login." | Campo obrigatório vazio |
| "Login pode ter apenas letras minúsculas, números, ponto, hífen ou underline." | Tire espaços, acentos e maiúsculas |
| "Já existe um usuário com esse login." | Escolha outro login |
| "A senha deve ter ao menos 6 caracteres." | Use uma senha mais longa |
#5.2 Editar, redefinir senha e desativar
- Editar muda nome, papel, telefone e se o usuário está ativo ("Usuário ativo").
- Redefinir senha cria uma senha nova. Deve aparecer "Senha atualizada." Combine com a pessoa um canal seguro — não mande por mensagem aberta.
- Desativar (desmarcar "Usuário ativo"): "Inativos não conseguem entrar no sistema." O histórico da pessoa continua nos pedidos. A desativação vale na hora, mesmo que a pessoa esteja com o sistema aberto.
| O que pode aparecer | O que fazer |
|---|---|
| "Você não pode desativar a própria conta." | Peça a outro administrador |
| "Você não pode remover o próprio papel de administrador." | Peça a outro administrador |
| "É preciso manter ao menos um administrador ativo na loja." | Promova outra pessoa a administrador antes |
#5.3 Situações do dia a dia
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Vendedor novo | Criar o usuário com papel Vendedor e telefone; ele conecta o WhatsApp dele |
| Vendedor saiu da loja | Desativar o usuário. Os pedidos em aberto dele continuam: se necessário, peça a um colega que avance |
| Esqueceram a senha | Redefinir senha |
| Alguém só vai coordenar | Papel Coordenação. Preencha o telefone para ele receber os alertas |
| Mais de 5 erros de senha | O login trava por 15 minutos sozinho. É só esperar |
#06Prazos e mensagens por etapa
Só o administrador. Menu Configurações. Há duas partes.
#6.1 Configuração de etapas
Para cada etapa você define:
- Prazo (dias úteis) — e, na montagem, Com coloração (opcional) (vazio = "igual acima").
- Campos do formulário — perguntas extras ao avançar a etapa (+ Adicionar campo, com Rótulo do campo e Obrigatório). Sem campos, o formulário só tem Observações.
- Mensagem de WhatsApp ao cliente — o texto enviado quando a etapa é concluída. Deixe em branco para não enviar aviso nessa etapa. Use os marcadores
{cliente},{vendedor}e{tso}: o sistema troca pelos dados reais.
Clique em Salvar etapa ("Salvo ✓").
| O que pode aparecer | O que fazer |
|---|---|
| Aviso vermelho: "Sem prazo: esta etapa não gera alerta nenhum." | Preencha o prazo. Pedido parado aqui não aparece como vencido e não dispara WhatsApp |
| "Não foi possível salvar." | Confira se o prazo é um número e tente de novo |
#6.2 Ocorrências e atrasos
Para cada tipo de ocorrência você define:
- Dias úteis a mais no prazo — o valor sugerido no formulário; quem registra pode ajustar (de fábrica, o erro do laboratório soma 3).
- Mensagem de WhatsApp ao cliente — com os marcadores
{cliente},{vendedor},{tso},{prazo}(novo prazo) e{oculos}. A equipe é sempre avisada, com texto próprio.
#07Acompanhar a carteira da loja
Na tela Pedidos você enxerga todos os TSOs da loja, não só os seus. Use o seletor Todos os responsáveis para ver a carteira de cada vendedor e os cartões Vencidos e Vencendo para cobrar.
#7.1 Escolher o responsável ao abrir um TSO
Ao abrir um pedido novo você escolhe o Vendedor responsável (obrigatório). É pelo WhatsApp dele que o cliente será avisado — confirme que ele está conectado.
#7.2 Desfazer, estornar e cancelar
| Ação | Regra |
|---|---|
| ↩️ Desfazer etapa | A coordenação desfaz a qualquer hora, de qualquer pedido. Recalcula o prazo. O WhatsApp já enviado ao cliente não é apagado |
| ↩️ Estornar ocorrência | Desfaz o efeito da última ocorrência ainda vigente do pedido: a etapa e o prazo voltam ao que eram. A ocorrência continua no histórico, marcada como estornada. É o único caminho de volta do "erro do laboratório", que só estende o prazo |
| Cancelar pedido | Exige o motivo, que fica no histórico interno. Não dá para desfazer |
| O que pode aparecer | O que fazer |
|---|---|
| "Só a coordenação pode estornar uma ocorrência." | Quem tentou não é coordenação nem administrador |
| "Esta ocorrência já foi estornada." | Nada a fazer; confira a linha do tempo |
| "Informe o motivo do cancelamento." | Escreva ao menos 3 letras de motivo |
#08Regras que costumam confundir
- Etapa sem prazo = pedido invisível para o alerta. Acontece quando o prazo de uma etapa foi deixado em branco. O cartão Sem prazo na lista mostra quantos pedidos estão assim.
- O prazo é da etapa atual, não do pedido inteiro. Cada vez que o pedido avança, o prazo é recalculado pela nova etapa.
- A coloração só muda o prazo da montagem. As outras etapas não mudam.
- Gravação de Logo é opcional. Só entra no fluxo dos pedidos marcados. Dá para marcar ou tirar até o pedido passar por ela.
- Um TSO pode ter vários óculos, mas eles andam juntos: prazo e etapas são do pedido. Cada par existe para descrever e para a ocorrência apontar qual foi afetado.
- A receita é conferida, não decidida pela máquina. A leitura da foto é um apoio; a palavra final é de quem digitou.
- Mensagem enviada não é apagada. Desfazer etapa ou estornar ocorrência não desfaz o WhatsApp que o cliente já recebeu.
- Dois vendedores no mesmo pedido. Se o pedido mudou de etapa em outra tela, o sistema recusa o segundo avanço com "Este pedido mudou de etapa em outra tela. Recarregue a página e confira antes de continuar." — é proteção, não defeito.
#09Problemas comuns
"Ninguém está recebendo os alertas de prazo." Em ordem: (1) o WhatsApp da loja está conectado na Central WhatsApp? (2) a pessoa tem telefone em Usuários? (3) as etapas têm prazo em Configurações? (4) o pedido está mesmo vencendo — veja os cartões.
"O cliente reclama que não recebeu o aviso da etapa." O aviso sai pelo WhatsApp do vendedor responsável. Veja na Central WhatsApp se ele está conectado e se o telefone do cliente tem DDD. Use Avisar cliente no pedido para reenviar.
"Muitos pedidos aparecem como 'Sem prazo'." Falta prazo em alguma etapa. Em Configurações, procure o aviso vermelho e preencha.
"Um vendedor não consegue entrar." Ele pode ter errado a senha 5 vezes (trava por 15 minutos), ter sido desativado, ou ter esquecido a senha. Em Usuários: confira Ativo e use Redefinir senha.
"Registraram uma ocorrência por engano." Abra o pedido e clique em ↩️ Estornar ocorrência.
"Quero ver um pedido antigo." Aba Concluídos na tela Pedidos, buscando pelo TSO ou pelo nome do cliente.
#10Rotina da coordenação
Ao começar o dia:
- Conferir se o WhatsApp da loja está conectado (sem a faixa vermelha na lista)
- Clicar no cartão Vencidos e cobrar cada responsável
- Conferir o cartão Sem prazo: deve ser zero
- Ver na Central WhatsApp se algum vendedor está desconectado
Toda semana:
- Ver os pedidos Vencendo por responsável
- Rever as ocorrências registradas e se algum fornecedor se repete
Quando entra ou sai alguém:
- Entra: criar usuário com papel e telefone, e pedir que conecte o WhatsApp
- Sai: desativar o usuário e redistribuir os pedidos em aberto